Tämä tietosuojaseloste selvittää, miten Insinööriavain Oy käsittelee keräämiään henkilötietoja. Insinööriavain Oy on sitoutunut suojaamaan asiakkaidensa, alihankkijoidensa ja toimittajiensa yksityisyyttä. Henkilötietojen kerääminen ja käsittely suoritetaan EU:n tietosuoja-asetuksen ja vallitsevan Suomen henkilötietolain mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Insinööriavain Oy

Hannu Kiukkonen
Y-tunnus: 2814240-6
Kypärätie 4
40630 Jyväskylä
Puhelinnumero: +358 40750 8991
Sähköposti: toimisto@insinooriavain.fi
Verkkosivu: www.insinooriavain.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu Insinööriavain Oy:n oikeutettuun etuun, sopimukseen tai muuhun asialliseen yhteyteen. Henkilötietojen käyttötarkoitus on Insinööriavain Oy:n ja sen asiakkaiden välisen asiakassuhteenhoitaminen, ylläpito, kehittäminen, analysointi ja tilastointi. Lisäksi tietoja voidaan käyttää myös Insinööriavain Oy:n liiketoiminnan ja palveluiden suunnittelemiseen ja kehittämiseen.


3. Käsiteltävät henkilötiedot

Tässä kappaleessa eritellään Insinööriavain Oy:n eri henkilötietorekisterien kuhunkin kuuluvat tietosisällöt.

3.1. Työntekijärekisteri

Työnantajana Insinööriavain Oy käsittelee työntekijöidensä henkilötietoja. Näihin sisältyvät:
• nimi
• syntymäaika
• suomalainen/ ulkomaalainen henkilötunnus
• osoitetiedot
• työsuhteeseen liittyvät tiedot
• työntekijän palkanmaksuun ja verotukseen liittyvät tiedot
• työterveyshuollon piiriin kuuluvat henkilötiedot

• vakuutusasioihin liittyvät henkilötiedot

3.2. Asiakasrekisteri

Insinööriavain Oy:n asiakasrekisterissä voidaan käsitellä asiakkaiden itsestään luovuttamia henkilötietoja. Näihin sisältyvät:
• nimi
• osoitetiedot
• asiakassuhteen ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta
• Y-tunnus (yritykset) / henkilötunnus
• asiakasnumero
• laskutustiedot
• yhteyshenkilö (yritysten)
• asiakassuhteen yhteydenpitoon ja palvelun laadunvalvontaan liittyvät tiedot

Insinööriavain Oy:n verkkosivujen yhteydenottolomakkeella kerätään henkilötietoja vain asianmukaiseen tarkoitukseen yhteydenottajan nimen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen ja yhteydenottajan vapaaehtoisen viestin muodossa. Yhteydenottolomakkeella kerättyjä henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ulkopuolisiin käyttötarkoituksiin, eikä niitä käytetä suoramarkkinointitarkoituksiin ilman yhteydenottolomakkeen lähettäjän suostumusta.

4. Säännönmukaiset henkilötietolähteet

Insinööriavain Oy:n työntekijä- ja asiakasrekisteriin kerätään henkilötietoja rekisteröidyiltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä myös yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, sisältäen yritysten verkkosivut ja julkiset asiakastieto-rekisterit. Insinööriavain Oy:n verkkosivujen yhteydenottolomakkeen kautta kerätään henkilötietoja asiakkaalta itseltään suostumuksen antamisen jälkeen.

5. Henkilötietojen käsittelijät ja tietojen luovutus

Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan Insinööriavain Oy:n työntekijät, joiden vastuualueeseen ne kuuluvat. Insinööriavain Oy luovuttaa keräämiään henkilötietoja alla mainituille luotetuille kolmansille osapuolille laadukkaan palvelun takaamiseksi. Insinööriavain Oy käyttää kolmansien osapuolien tarjoamia kirjanpitäjä- ja tilintarkastuspalveluita, joille luovutetaan yrityksen sopimus- ja laskutustietoja taloushallintoa varten. Insinööriavain Oy:n verkkosivujen yhteydenottolomakeella kerättyjä henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointitarkoituksiin, eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille. Yrityksen työntekijöiden terveyteen liittyviä henkilötietoja luovutetaan kolmannen osapuolen työterveyshuollon tarjoajalle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös kolmansille osapuolille, kuten lakimiehille tai ulkopuolisille konsulteille tilanteen niin vaatiessa.

Tarvittaessa henkilötietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Henkilötietoja siirrettäessä yllä mainituille kolmansille osapuolille, Insinööriavain Oy huolehtii tietoturvan korkeasta tasosta tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Insinööriavain Oy säilyttää kerättyjä henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä eriteltyjen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi sekä lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt

Yrityksen manuaaliset arkistot sijaitsevat yrityksen liiketilassa lukitussa tilassa. Fyysisiä asiakirjoja säilytetään vain niin kauan kuin on vaadittavaa yllä eriteltyjen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi sekä lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

8. Henkilötietojen tarkastuspyyntö

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle

9. Oikeus tulla unohdetuksi

Asiakkaan pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa tai anonymisoida Insinööriavain Oy:n rekisteristä. Poisto- ja anonymisointi-toimenpide on peruuttamaton, emmekä voi palauttaa poistettuja tietoja. Pyynnöt edellä mainittuihin liittyen voi toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle.